HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH ĐIỀN ĐƠN XIN VISA NHẬT BẢN

Dù bạn chuẩn bị đi du lịch Nhật Bản, thăm thân nhân hay đi công tác, thì đơn xin visa là bước đầu tiên vô cùng quan trọng. Rất nhiều trường hợp bị từ chối visa chỉ vì khai lệch thông tin, điền sai form hoặc trình bày thiếu chính xác.

Trong bài viết này, Quang Minh Visa sẽ hướng dẫn bạn từng bước điền đơn xin visa Nhật Bản, từ mẫu viết tay đến mẫu điện tử có mã QR.
 

1. Đơn xin Visa Nhật Bản là gì?

Mẫu đơn xin visa Nhật Bản là một tài liệu quan trọng để đăng ký và xin visa Nhật Bản. Mẫu đơn này cung cấp cho Chính phủ Nhật Bản thông tin cá nhân của bạn, như tên, nghề nghiệp, mục đích nhập cảnh, thời gian lưu trú, địa chỉ tại Nhật Bản và các thông tin khác để xác định nếu bạn đủ điều kiện để được cấp visa. Bạn cần điền đầy đủ thông tin và chuẩn bị một hồ sơ đầy đủ trước khi nộp đơn xin visa. Mẫu đơn xin visa Nhật Bản có thể tải xuống từ trang web của Đại sứ quán Nhật Bản hoặc lãnh sự quán Nhật Bản tại quốc gia bạn đang ở

Bạn đều phải nộp mẫu đơn xin visa theo đúng quy định của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản.

→ Nếu đơn sai, trùng lặp, thiếu thông tin = rớt visa.

2. Các loại mẫu đơn xin Visa Nhật bản

Hiện có 2 mẫu đơn được chấp nhận chính thức:

Mẫu đơn xin visa Nhật Bản trên giấy

Mẫu đơn xin visa Nhật Bản có mã code

- MẪU GIẤY – VIẾT TAY

• Tải file PDF → in ra giấy → viết tay bằng chữ IN HOA không dấu

• Ưu điểm: dễ chỉnh sửa, dễ kiểm tra

• Phù hợp: Người lớn tuổi, người không rành máy tính

- MẪU CÓ MÃ CODE – ĐIỀN ONLINE

• Mẫu có mã QR bên góc trái (hiện lên khi bạn điền đúng)

• Điền bằng phần mềm Adobe Acrobat Reader

Bạn nên điền mẫu viết tay trước cho chắc, rồi mới nhập lại vào bản có mã code để tránh nhầm.

3. Hướng dẫn điền mẫu đơn xin cấp visa Nhật Bản

3.1. Mẫu đơn xin visa Nhật Bản trên giấy

Bạn có thể tải Mẫu đơn xin visa Nhật Bản từ trang web của Đại sứ quán Nhật Bản hoặc lãnh sự quán Nhật Bản tại quốc gia bạn đang ở.

- Mục 0. Ảnh thẻ:

• Kích thước: 4.5 x 4.5 cm, nền trắng

• Chụp trong 6 tháng gần nhất, mặt rõ – không chỉnh sửa

• Ghi họ tên phía sau ảnh, dán bằng hồ dán

- Mục 1. Họ tên đầy đủ:

- Mục 2. Ngày sinh & Nơi sinh:

• Định dạng: DD/MM/YYYY

• Nơi sinh: Thành phố – Tỉnh – Quốc gia

- Mục 3. Giới tính & Hôn nhân

• Giới tính: tick Male hoặc Female

• Hôn nhân: chọn đúng trạng thái hiện tại

- Mục 4. Quốc tịch hiện tại & trước đây

Ghi rõ “VIETNAM”
(Nếu từng có quốc tịch khác → điền bổ sung)

- Mục 5. CMND/CCCD

Ghi đúng số CCCD đang sử dụng

- Mục 6. Loại hộ chiếu

Chọn "Ordinary" nếu bạn dùng hộ chiếu phổ thông

- Mục 7 – 8. Cơ quan cấp, ngày cấp, ngày hết hạn

Ghi theo thông tin trong hộ chiếu

- Mục 9. Mục đích chuyến đi

Chọn:

• Tourism – Du lịch

• Visit relatives – Thăm thân

• Business – Công tác

• Other – Khác (ghi rõ)

- Mục 10. Thời gian lưu trú

Ví dụ: 7 days, 15 days…

- Mục 11. Ngày nhập cảnh dự kiến

→ Ghi ngày đi như trên vé máy bay

- Mục 12. Sân bay nhập cảnh & tên chuyến bay

VD: Narita Airport – JL752

- Mục 13. Nơi ở tại Nhật

• Ghi tên khách sạn + địa chỉ + số điện thoại

• Nếu ở nhà người thân: ghi rõ tên + địa chỉ + SĐT

- Mục 14. Đã từng đến Nhật chưa?

• Nếu có: ghi rõ thời gian

• Nếu chưa: ghi “No”

- Mục 15. Địa chỉ thường trú

• Ghi đầy đủ như sổ hộ khẩu

• Bao gồm SĐT bàn + di động

- Mục 16. Nghề nghiệp hiện tại

VD: Giáo viên, Kế toán, Kinh doanh online...

- Mục 17. Thông tin nơi làm việc

• Ghi tên công ty + địa chỉ + số điện thoại

- Mục 18. Nghề nghiệp vợ/chồng hoặc bố mẹ (nếu là trẻ vị thành niên)

- Mục 19. Người bảo lãnh (nếu có)

• Họ tên – ngày sinh – nghề – quốc tịch – tình trạng cư trú

• Quan hệ với người xin visa

- Mục 20. Người mời

• Nếu trùng mục 19: ghi “Same as above”

- Mục 21. Ghi chú thêm (nếu có)

- Mục 22. Tình trạng pháp lý

• Tick No ở 6 ô nếu bạn chưa từng vi phạm pháp luật

- Mục 23. Chữ ký + ngày điền

• Trẻ em: bố mẹ ký thay, ghi rõ "Father" hoặc "Mother"

3.2. Hướng dẫn điền FORM CÓ MÃ QR (ONLINE)

 Bước 1: Tải mẫu đơn xin visa Nhật 

Tải xuống mẫu đơn xin visa Nhật Bản có mã code từ trang web của Đại sứ quán Nhật Bản tại địa chỉ https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/visa.htm

 Bước 2: Nhập thông tin

• Điền theo đúng hướng dẫn như trên (từng mục)

• Đặc biệt: KHÔNG gõ quốc tịch → kéo danh sách chọn “Vietnam”

Bước 3: Mã QR tự động hiện góc trái

• Nếu mã QR lớn dần → bạn điền đúng

• Mã QR không hiện hoặc bé tí → kiểm tra lại!

4. Lưu ý quan trọng khi điền đơn xin visa Nhật Bản

Việc điền đơn xin visa Nhật Bản đòi hỏi sự chính xác gần như tuyệt đối. Chỉ cần một lỗi nhỏ – như ghi sai số hộ chiếu, bỏ sót thông tin, hoặc dùng từ ngữ mơ hồ – cũng có thể khiến hồ sơ của bạn bị từ chối. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ:

4.1. Điền thông tin đầy đủ – trung thực – rõ ràng

• Mọi thông tin phải trùng khớp hoàn toàn với hộ chiếu và các giấy tờ khác (lịch trình, booking vé máy bay, khách sạn…)

• Không được để trống bất kỳ mục nào (trừ khi mục đó không áp dụng cho bạn)

• Viết rõ ràng, tránh mập mờ, viết chung chung vì dễ gây nghi ngờ

4.2. Sử dụng đúng ngôn ngữ – đúng mẫu

• Mẫu đơn phải là mẫu chính thức của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật – không chỉnh sửa, không in mờ

• Đơn phải viết bằng chữ IN HOA – không dấu nếu viết tay

• Nếu điền form có mã code, dùng Acrobat Reader, không điền bằng trình duyệt

4.3. Ký tên hợp lệ

• Đơn phải có chữ ký tay của đương đơn

• Với trẻ dưới 18 tuổi: bố/mẹ hoặc người giám hộ ký thay và ghi rõ mối quan hệ (Father/Mother)

4.4. Ảnh đính kèm đúng chuẩn

• Ảnh kích thước 4.5 x 4.5 cm, nền trắng, chụp trong 6 tháng

• Dán ảnh bằng hồ dán vào góc trên cùng bên phải trang đầu đơn

4.5. Kiểm tra kỹ trước khi nộp

• Đừng nộp ngay sau khi điền! Hãy kiểm tra 2–3 lần để phát hiện lỗi chính tả, thiếu sót, sai lệch ngày tháng

• Nếu bạn không thông thạo tiếng Anh: nên nhờ người có kinh nghiệm, hoặc sử dụng dịch vụ visa uy tín

Những lỗi thường gặp cần tránh:

Nhật Bản là quốc gia xét visa rất nghiêm ngặt. Hãy dành thêm thời gian kiểm tra để không bỏ lỡ cơ hội du lịch, công tác, thăm thân chỉ vì lỗi nhỏ.

5. Câu hỏi thường gặp

Q: Có được viết tay bằng chữ thường không?
A: Không – phải viết IN HOA không dấu

Q: Không có người mời thì sao?
A: Với visa du lịch, không cần người mời. Nhưng cần thông tin khách sạn + lịch trình rõ ràng.

Q: Trẻ em có cần điền đơn không?
A: Có – nhưng bố mẹ ký thay, điền như người lớn

Nếu bạn cảm thấy rối hoặc lo sai sót, Quang Minh Visa luôn sẵn sàng hỗ trợ:

• Điền đơn chuẩn 100%

• Tư vấn chọn loại visa phù hợp

• Hỗ trợ xin thư mời, lịch trình, booking khách sạn – vé máy bay

• Nhận hồ sơ toàn quốc – Có cam kết đậu

Quang Minh Visa tự hào về đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và am hiểu về quy trình xin visa Nhật Bản. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm và đáng tin cậy. Với chúng tôi, bạn sẽ không phải lo lắng về việc chuẩn bị hồ sơ hay theo dõi tiến trình xin visa, mà có thể tập trung vào việc chuẩn bị cho chuyến đi tuyệt vời của mình đến Nhật Bản.

Nếu bạn đang có dự định xin visa Nhật Bản một cách nhanh chóng, thuận tiện và an tâm, hãy để Quang Minh Visa trở thành đối tác đồng hành tin cậy của bạn. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho bạn một trải nghiệm tốt nhất trong quá trình xin visa Nhật Bản. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ một cách tốt nhất.