KINH NGHIỆM VIẾT THƯ GIẢI TRÌNH XIN VISA ÚC

Việc viết thư giải trình (letter of explanation) khi xin visa Úc KHÔNG BẮT BUỘC, nhưng là một bước rất quan trọng, đặc biệt khi hồ sơ của bạn còn có những yếu tố chưa được thể hiện rõ ràng hoặc chưa hoàn chỉnh. Trong bối cảnh hiện tại khi các quy trình xét duyệt visa trở nên nghiêm ngặt hơn, một thư giải trình rõ ràng, súc tích và đầy đủ thông tin có thể là chìa khóa giúp hồ sơ của bạn được phê duyệt.

1. Tầm Quan Trọng Của Thư Giải Trình

Thư giải trình đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ giúp viên chức hiểu rõ hơn về hoàn cảnh cá nhân, mục đích chuyến đi và các yếu tố khác mà hồ sơ chưa thể hiện đủ. Điều này đặc biệt quan trọng khi:

• Hồ sơ của bạn thiếu các bằng chứng rõ ràng về tài chính, công việc, hoặc các kế hoạch sau khi kết thúc chuyến đi.
• Bạn đã từng bị từ chối visa trước đây và cần giải thích chi tiết lý do tại sao tình hình hiện tại đã được cải thiện.
• Điều kiện xét duyệt đang nghiêm ngặt hơn và bạn cần thể hiện rõ lý do chính đáng cho chuyến đi của mình.

Viên chức xử lý hồ sơ không có nhiều thời gian để xem xét kỹ từng chi tiết nhỏ trong hồ sơ của bạn, do đó một thư giải trình súc tích, dễ hiểu sẽ giúp giải quyết nhanh chóng những khúc mắc tiềm ẩn trong hồ sơ.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và các mẹo quan trọng để giúp bạn viết một bức thư giải trình hoàn chỉnh và thuyết phục.

2. Bố Cục Chi Tiết Của Thư Giải Trình

Để thư giải trình của bạn thuyết phục và dễ hiểu, hãy tuân thủ bố cục logic sau: 

2.1. Phần Tiêu Đề
Trước hết, bạn cần ghi rõ tiêu đề thư để viên chức xét duyệt có thể dễ dàng nhận diện mục đích của thư. Tiêu đề nên ngắn gọn và trực tiếp, ví dụ:

"Letter of Explanation for Australian Tourist Visa Application"
"Explanation Letter Regarding Financial Evidence for Australian Visa Application"

2.2. Phần Giới Thiệu
Phần mở đầu của thư nên giới thiệu rõ ràng về bạn là ai và lý do bạn viết thư giải trình này. Phần này nên ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cá nhân và mục đích chuyến đi.

• Thông tin cá nhân: Họ tên đầy đủ, tuổi, số hộ chiếu và địa chỉ hiện tại.
• Mục đích chuyến đi: Bạn đang xin loại visa gì (visa du lịch, visa thăm thân nhân, visa công tác), lý do bạn muốn đến Úc (du lịch, công tác, thăm người thân,...), và dự kiến đi vào thời gian nào.
• Lý do chọn thời điểm: Nếu chuyến đi có lý do đặc biệt liên quan đến thời gian (sự kiện, công việc cần thiết), hãy nêu rõ để giải thích lý do tại sao bạn chọn thời điểm này.

Ví dụ:

"My name is Nguyễn Thị Thu Trà, and I am applying for a Tourist Visa (subclass 600) to visit Australia for a leisure trip. I intend to visit Australia from December 1st to December 15th, 2024, to explore the country's culture and natural beauty. This will be my first trip to Australia, and I have already made the necessary arrangements for accommodation and travel plans."

2.3. Nội Dung Chính:  Giải Thích Chi Tiết Các Yếu Tố Chưa Rõ Trong Hồ Sơ

Phần này rất quan trọng vì đây là nơi bạn sẽ giải thích và làm rõ các yếu tố trong hồ sơ xin visa của mình. Hãy liệt kê từng mục mà bạn nghĩ có thể gây thắc mắc cho viên chức xét duyệt, bao gồm:

a. Công Việc và Nguồn Thu Nhập

Nêu rõ công việc hiện tại của bạn, bao gồm tên công ty, chức vụ, mức lương và hình thức nhận lương (tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng).
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, cần giải thích chi tiết về hoạt động kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận.
Nếu bạn có nguồn thu nhập phụ, hãy trình bày nguồn thu nhập này là gì và cách bạn quản lý tài chính cho chuyến đi.
Ví dụ:

"I currently work as a project manager at XYZ Company in Hanoi, where I have been employed for over 5 years. My monthly salary is VND 20,000,000, which I receive through bank transfers. In addition, I have savings of VND 200,000,000 in my personal bank account, which will be used to cover all expenses during my trip to Australia. I have attached my employment contract, recent payslips, and bank statements to support my financial stability."

b. Tài Chính

• Nếu tài chính của bạn chưa đủ mạnh để đảm bảo khả năng chi trả trong chuyến đi, bạn cần nêu rõ các nguồn tài chính khác mà bạn sẽ sử dụng để tài trợ cho chuyến đi.
  • Các khoản tiết kiệm, hỗ trợ từ người thân.
  • Bằng chứng về tài chính như sổ tiết kiệm, chứng từ lương.
• Nếu bạn được người khác tài trợ tài chính, hãy nêu rõ mối quan hệ của bạn với người bảo trợ và họ sẽ hỗ trợ bạn như thế nào.

Ví dụ:

"In addition to my salary and savings, I will receive financial support from my sister, who lives in Melbourne. She will cover part of my accommodation and other living expenses during my stay. I have attached a sponsorship letter and her bank statements as proof of her financial capacity to support me during the trip."

c. Lịch Trình Cụ Thể
Hãy trình bày chi tiết về lịch trình dự kiến của bạn trong thời gian ở Úc. Điều này giúp viên chức thấy rằng bạn có kế hoạch rõ ràng và cụ thể cho chuyến đi.

• Các địa điểm dự định tham quan.
• Chỗ ở đã được đặt trước (đính kèm xác nhận từ khách sạn).
• Chi phí ước tính cho từng phần của chuyến đi: ăn uống, di chuyển, tham quan,…

Ví dụ:

"During my stay in Australia, I plan to visit Sydney, Melbourne, and Brisbane. I have booked accommodation through Airbnb for my entire trip and have attached the booking confirmation. My estimated daily expenses, including accommodation, food, and transport, will be AUD 150 per day. I have attached a breakdown of my estimated costs for your reference."

d. Lý Do Quay Về Việt Nam
Đây là phần quan trọng để chứng minh rằng bạn không có ý định ở lại Úc sau khi visa hết hạn. Bạn cần nêu rõ những ràng buộc tại Việt Nam khiến bạn chắc chắn sẽ quay về, chẳng hạn như:

• Gia đình: bạn có cha mẹ, vợ/chồng, con cái ở Việt Nam cần bạn chăm sóc.
• Công việc: bạn có công việc ổn định, và bạn có kế hoạch quay lại làm việc.
• Tài sản: bạn sở hữu nhà, xe hoặc các tài sản giá trị tại Việt Nam.

Ví dụ:

"I have strong ties to Vietnam, including my immediate family and my stable career. I am currently responsible for taking care of my elderly parents who live with me in Hanoi. Moreover, I have a permanent job at XYZ Company, where I am required to return to work after my vacation. I also own an apartment in Hanoi, as well as other financial commitments in Vietnam. Therefore, I have no intention of staying in Australia beyond the validity of my visa."

e. Nếu Bị Từ Chối Trước Đó
Nếu bạn đã từng bị từ chối visa trước đây, hãy giải thích lý do tại sao và nêu rõ bạn đã cải thiện hồ sơ như thế nào để tránh lặp lại lỗi trước đó.

Ví dụ:

"My previous visa application was refused due to insufficient financial documentation. However, this time I have included all necessary bank statements and financial documents to prove my financial stability. I have addressed all previous concerns raised by the visa officer and believe my application is now complete and meets all the necessary requirements."

2.4. Phần Kết Luận
Phần kết thúc của thư giải trình cần thể hiện sự cảm ơn và hy vọng rằng viên chức sẽ xem xét hồ sơ của bạn một cách tích cực.

Ví dụ:

"I sincerely hope that this letter, along with the supporting documents, provides all the necessary information to facilitate the review of my visa application. Thank you for your time and consideration."

3. Những Lưu Ý Khi Viết Thư Giải Trình

• Ngắn gọn, rõ ràng: Thư không nên dài quá mức, chỉ cần đủ để giải thích các yếu tố cần thiết một cách mạch lạc và dễ hiểu.
• Chính xác và trung thực: Đừng thêm thông tin sai sự thật, vì mọi thứ đều có thể được kiểm tra.
• Ngôn ngữ chuyên nghiệp: Tránh dùng ngôn ngữ không trang trọng, và cần sử dụng tiếng Anh chuẩn xác.

Việc chuẩn bị một thư giải trình mạnh mẽ là yếu tố then chốt giúp bạn có thể thành công trong quá trình xin visa Úc. Đặc biệt, trong bối cảnh xét duyệt đang nghiêm ngặt hơn, một thư giải trình chi tiết và thuyết phục sẽ giúp hồ sơ của bạn nổi bật hơn và tăng cơ hội được chấp thuận.

Nếu bạn dành thời gian viết một bức thư súc tích, rõ ràng và có bằng chứng cụ thể, khả năng thành công của hồ sơ visa sẽ cao hơn rất nhiều. Hãy chuẩn bị cẩn thận, giải thích rõ ràng từng yếu tố trong hồ sơ, và nhấn mạnh cam kết quay về Việt Nam sau chuyến đi.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với dịch vụ tư vấn visa tại QUANG MINH VISA để nhận được sự hỗ trợ kịp thời. Chúc bạn thành công trong hành trình xin visa Úc!